Datenschutz

I. Verantwortlicher

Verantwortlich i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist die:

Frachtunion GmbH & Co. KG

Ahornstraße 5d

15537 Grünheide (Mark)

GERMANY

Tel.: +49 3362 888 070

service@frachtunion.de

II. Nutzung unserer Webseite

Zweck der Datenverarbeitung/ Rechtsgrundlage:

Beim Aufrufen unserer Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch und ohne Ihr Zutun

• die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes,
• das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,
• der Name und die URL der abgerufenen Datei,
• die Webseite/ Applikation, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL),
• der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres Endgeräts sowie der Name Ihres Access-Providers an den Server unserer Webseite gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File für folgende Zwecke gespeichert:
  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite/ Applikation,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken der Datenverarbeitung

Empfänger Kategorien von Empfängern:

Die Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, D-74172 Neckarsulm hat zum Zwecke des Hostings des Systems Zugriff auf die Daten.

Speicherdauer/Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:
Die Daten werden für einen Zeitraum von sieben Tagen gespeichert und danach automatisch gelöscht.

III. Kunden und Geschäftspartner

1. Kommunikation per E-Mail/Telefon/Post

Zweck der Datenverarbeitung/ Rechtsgrundlage:

Persönliche Angaben, die Sie uns per E-Mail, Telefon oder Post überlassen, behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zweckgebunden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Frachtunion ergibt sich hierbei aus dem Interesse, Anfragen unserer Kunden, Geschäftspartner und Interessenten zu beantworten und somit die Kundenzufriedenheit zu erhalten und zu fördern.

Empfänger Kategorien von Empfängern:

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb von Frachtunion schließen wir grundsätzlich aus. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Speicherdauer/Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Alle personenbezogenen Angaben, die Sie uns gegenüber bei Anfragen zukommen lassen, werden von uns spätestens 90 Tage nach der erteilten finalen Rückantwort an Sie gelöscht bzw. sicher anonymisiert. Die Aufbewahrung von 90 Tagen erklärt sich aus dem Umstand, dass es vereinzelt vorkommen kann, dass Sie uns nach einer Antwort nochmals zu der gleichen Sache kontaktieren und wir uns dann auf die Vorkorrespondenz beziehen können müssen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nach 90 Tagen Rückfragen zu unseren Antworten nicht mehr vorkommen.

2. Datenverarbeitung von Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung/ Rechtsgrundlage:

Frachtunion verarbeitet die Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern zur Kommunikation per E-Mail, Telefon, Telefax und Post. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Frachtunion ergibt sich hierbei aus dem Interesse, die Geschäftsbeziehung mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern durchzuführen oder einzuleiten und hierbei persönlichen Kontakt mit Ansprechpartnern zu halten.

Empfänger Kategorien von Empfängern:

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb von Frachtunion schließen wir grundsätzlich aus. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Speicherdauer/Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Personenbezogene Daten werden zum Zweck der Durchführung von Geschäftsbeziehungen solange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht.

3. Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise gelten für Sie, wenn Sie Geschäftspartner der Frachtunion sind, bzw. deren gesetzliche Vertreter, Mitarbeiter und ggfls. Gesellschafter von Geschäftspartner oder wirtschaftlich Begünstigte. Geschäftspartner sind juristische oder natürlichen Personen, die in Verhandlungen mit der Frachtunion zur Begründung einer Geschäftsbeziehung stehen oder bereits Partei einer entsprechenden Geschäftsbeziehung mit der Frachtunion sind. Ausdrücklich ausgenommen sind Verträge zu Arbeits- oder Ausbildungsverhältnissen.

Zwecke der Datenverarbeitung /Rechtsgrundlage

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO)

Sofern Sie als natürliche Person selbst der Geschäftspartner der Frachtunion sind ergeben sich die Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten in der Regel aus der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen und aus der Erfüllung der Pflichten aus dem geschlossenen Vertrag.

Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO)

Zudem kann im Einzelfall die Verarbeitung personenbezogener Daten im Geschäftspartner Kontext zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich sein. Die konkrete Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich dann aus den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen bzw. bei Complianceprüfungen i.V.m. mit den jeweils relevanten Pflichtgesetzen (in Deutschland bspw. § 130 OWiG).

Zur Erfüllung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO)

Sofern Sie Angestellte/r, gesetzlicher Vertreter/in (bspw. Geschäftsführer/in oder Prokurist/in), Gesellschafter/in oder wirtschaftlich Begünstigter eines unserer Geschäftspartner sind, erheben und verarbeiten wir Ihre oben angebenden Daten im Kontext der Geschäftspartner Beziehung zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen.
Die berechtigten Interessen sind hierbei insbesondere die Auswahl geeigneter Geschäftspartner, die Durchführung von Sozialaudits zur Überprüfung der Einhaltung von Sozialstandards, die Durchführung von Umfragen zu Bewertungen von Unternehmen, die Verarbeitung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern, die Zuordnung von Arbeitsergebnissen zu einzelnen Geschäftspartnern, Verbuchung von Geschäftsvorfällen, das Verhandeln mit Ansprechpartnern, die nicht unmittelbar Geschäftspartner sind oder werden sowie die Verarbeitung im Rahmen des Digitalisierungsprozesses. Weitere berechtigte Interessen sind die Einladung zu Veranstaltungen, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Vermeidung rechtlicher Nachteile (z.B. bei Insolvenzen), Legitimationsprüfungen (z.B. Geldver- und entsorger), Abwehr von Gefahren und Haftungsansprüchen und Vermeidung rechtlicher Risiken und wirtschaftlicher Nachteile, Erkennung und Bearbeitung potenziell schadhafter E-Mails, Zutritts- oder Zugriffskontrollen, Aufklärung möglicher Compliance-Verstöße durch interne Compliance-Untersuchungen (z.B. Dokumentation von kartellrechtswidrigem Verhalten), Verhinderung von Straftaten, die Regulierung von Schäden, die aus der Geschäftsbeziehung resultieren, die effiziente und schnelle digitale Abwicklung der Vertragsunterzeichnung, die entsprechende Protokollierung des Unterschriftenverfahrens für Nachweiszwecke sowie die Gültigkeitsprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur und weitere interne Verwaltungszwecke (z.B. Benutzer- und Vertragsverwaltung, Projektsteuerung und -abrechnung, Prozess- und Ablaufoptimierung, Verarbeitungen in Ticketsystemen und IT-Portalen).

Aufgrund einer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO)

Daneben kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer freiwilligen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO beruhen.

Kategorien von Daten

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Leistungen und dem Gegenstand unserer Geschäftsbeziehung. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen für Sie relevant sein.
Wir erheben Ihre Daten in der Regel bei Ihnen selbst. Es kann jedoch in bestimmten Konstellationen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder berechtigter Interessen (bspw. im Rahmen der Geschäftspartner-Compliance Prüfung) auch erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir von anderen Unternehmen, Finanzämter, Behörden, Auskunfteien, Insolvenzregistern, öffentlich zugängliche Quellen (Internetrecherche) oder sonstigen Dritten erhalten. Dazu gehören auch Meldungen über unsere eingerichteten Hinweisgeberkanäle zu möglichen Compliance-Verstößen.

Relevante personenbezogene Daten können sein:

Personalien (z.B. Vor-/Nachname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimations- und Authentifikationsdaten (z.B. Handelsregisterauszüge, Ausweisdaten, Unterschriftsprobe), Unternehmen, sowie Position, Stellung und Abteilung im Unternehmen, Vorgesetzter, Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. Zahlungsdaten, Daten zu Aufträgen), Daten zu Gesellschaftsstrukturen und Eigentumsverhältnissen, Foto- und Videoaufnahmen (z.B. bei Warenanlieferungen), Protokolldaten, Benutzername und -kennung, User-ID, Compliance relevante Daten (bspw. Angaben zu Referenzen, Angaben über Insolvenzen, negative Berichterstattung, Angaben zu strafrechtlichen Ermittlungen mit Bezug zum Leistungsgegenstand) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
Bei Vertragsschluss erheben wir zur Erfüllung der oben genannten berechtigten Interessen vereinzelt über Auskunfteien Daten über Ihre Bonität. Die Daten der Auskunfteien zur Bonität nutzen wir zur Prüfung der Kreditwürdigkeit. Die Auskunfteien speichern Daten, die sie beispielsweise von Banken oder Unternehmen erhalten. Zu diesen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Informationen zum Zahlungsverhalten. Informationen zu den von Ihnen gespeicherten Daten erhalten Sie direkt von den Auskunfteien.
Soweit Sie mit uns einen Vertrag mittels digitaler Signatur abschließen, verarbeiten wir Ihre damit im Zusammenhang stehenden Daten (insbesondere E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkte zu denen Sie das jeweilige Vertragsdokument bearbeitet haben). Zudem besteht die Möglichkeit bestimmte Verträge mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen. In diesem Fall verarbeiten wir zusätzlich zu den genannten Daten auch die Zertifikatsdaten Ihrer Signatur. Diese Daten sind für alle an der Vertragsfreigabe und -unterzeichnung beteiligten Personen zugänglich.

Empfänger/Kategorien von Empfängern

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf die von Ihnen überlassenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung der berechtigten Interessen benötigen, oder von Ihnen in der separaten Einwilligungserklärung genehmigt worden sind.
Dies sind in der Regel die Finanzbuchhaltung, die Logistik, IT bzw. Controlling und die Leistungsempfänger innerhalb der Schwarz-Unternehmensgruppe, mit welcher der Geschäftspartner die Geschäftsbeziehung eingegangen ist.
Im Rahmen der Vertragsbeziehungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen erhalten auch Auftragsverarbeiter, Behörden oder Dienstleister, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird hierbei vertraglich sichergestellt. Die Daten können zudem zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten an Gesellschaften innerhalb der Schwarz Gruppe übermittelt werden.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Relevant sind hierbei insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine Aufbewahrung bis zu zwölf Jahren vorsehen. In Einzelfällen können Daten darüber hinaus gespeichert werden (z.B. im Fall von Bauunterlagen).

IV. Datenverarbeitung für Marketingzwecke

Zweck der Datenverarbeitung/Rechtsgrundlage:

Frachtunion nutzt personenbezogene Daten für Marketingzwecke, insbesondere für Werbung per E-Mail, Telefon und Post. Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Marketingmaßnahmen ist die Information der Betroffenen zu unseren Dienstleistungen. Die Rechtsgrundlage für den Versand von Werbung per Post ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse von Frachtunion ergibt sich hierbei aus dem Interesse, Kunden und Interessenten Informationen zu Produkten und Dienstleistungen zu senden. Rechtsgrundlage für Marketing Maßnahmen per E-Mail oder Telefon ist in der Regel eine von Ihnen abgegebene Einwilligungserklärung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Für Marketingmaßnahmen gegenüber Bestandskunden kann zudem § 7 UWG gelten. Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Dienstleistung erhalten und Sie dem Erhalt von Werbung nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG regelmäßig Angebote zu ähnlichen Dienstleistungen wie der bereits gekauften, per E-Mail zuzusenden. Dies dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer werblichen Ansprache unserer Kunden. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit durch eine Nachricht an die unten beschriebene Kontaktmöglichkeit oder über einen dafür vorgesehenen Link in der Werbemail widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Dem Erhalt von Werbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, indem Sie eine Nachricht an service@frachtunion.de schreiben.

Empfänger/Kategorien von Empfängern:

Sofern für die Durchführung des Versandes von Werbung externe Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, sind diese nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet und entsprechend auf Vorhaltung geeigneter organisatorischer und technischer Sicherheitsmaßnahmen hin kontrolliert worden.

Speicherdauer/Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Sofern Sie dem Erhalt von Werbung widersprechen, werden Ihre Daten umgehend gesperrt und anschließend gelöscht, es sei denn, sie sind auch für andere Zwecke gespeichert worden.
Sofern Sie Werbung aufgrund einer Einwilligung erhalten und Sie Ihre Einwilligung zum Erhalt von Werbung widerrufen, werden Ihre Daten für den Erhalt der Werbung gesperrt und anschließend gelöscht.

V. Weitere Informationen

1. Erfolgt eine Datenübermittlung in ein Drittland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Datenempfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (z.B. mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt wurde.

2. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich haben sie nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht auf Berichtigung und Löschung dieser personenbezogenen Daten, ein Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Sofern unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich bitte in diesen Fällen an unseren unten genannten Datenschutzbeauftragten schriftlich oder per E-Mail. Zusätzlich können Sie sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht einverstanden sind. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO beruht, steht Ihnen nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Soweit Sie einer Datenverarbeitung widersprechen, unterbleibt diese zukünftig, es sein denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen, die das Interesse des Betroffenen am Widerspruch überwiegen.

3. Sind Sie verpflichtet, Daten bereitzustellen?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen.

VI. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Dr. Christian Borchers
datenschutz süd GmbH
Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de
E-Mail: office[at]datenschutz-sued.de
Tel.: 0931 304976-0